Kako su COVID-19 epidemiološke okolnosti i preporuke HZJZ mnoge od nas poslodavaca prisilile da motiviramo svoje zaposlenike na rad od doma i nedolazak u poslovne prostorije, ako je ikako moguće, tako nam u nadolazeće doba darivanja dolaze i novi izazovi s GDPR-om.
Organizacije ovih dana pripremaju poklone za svoje poslovne partnere i za svoje zaposlenike i njihovu djecu i suočavaju se s objektivnim problemom kako ih predati dragim članovima svojega tima zaposlenika.
U svakoj organizaciji postoji Odjel HR (Human Resources) ili Odjel kadrovskih poslova ili barem jedna osoba koja vodi ovakve poslove i koji podatke o privatnoj adresi prebivališta zaposlenika prikupljaju prilikom zapošljavanju, redovito ažuriraju s obzirom na promjene prebivališta i moraju ih imati ažurnima temeljem važećeg Pravilnika o sadržaju i načinu vođenja evidencija o radnicima.
Osim same svrhe vođenja ovakvih evidencija prema navedenom Pravilniku, svrha vođenja ažurnih informacija o privatnoj adresi prebivališta ima svoj značaj i prilikom određivanja pripadajućih prireza ili poreznih olakšica prema važećim nacionalnim propisima iz računovodstveno-poreznog područja. To znači i da Odjel računovodstva treba imati takve podatke temeljem kojih može dokazati poreznoj upravi opravdanost obračuna plaće.
Zaposlenici su raspoređeni u razne odjele ili službe, od IT odjela do odjela prodaje ili marketinga, tehnike ili proizvodnje, PR-a ili Službe za korisnike itd.
Odjel HR-a javlja svim šefovima prethodno navedenih odjela da preuzmu poklone za svoje zaposlenike i da im ih predaju.
No, dobar dio odjela ne radi iz ureda već su doma, kao npr. Odjel marketinga.
Šef Odjela marketinga želi poslati poklone zaposlenicima na njihove kućne adrese, tako da ne moraju dolaziti u ured. U tu svrhu zatraži popis adresa prebivališta svih svojih zaposlenika od Odjela HR i organizira isporuku putem pošte.
Pogledajmo ovaj mnogima "poznat" scenario iz dva aspekta:
ŽIVOTNI ASPEKT
- Šef Odjela marketinga je uvjeren da svi njegovi članovi tima itekako žele primiti poklon svoje tvrtke. Nije sporno.
- Šef nije upoznat s privatnim životnim okolnostima svakog svog zaposlenika ili živi li njegov zaposlenik na toj adresi sada. To je stvarnost privatnih života svih nas.
- Teško je pronaći zaposlenika koji ne bi htio dobiti nešto za poklon od svoje tvrtke, ali nije nužno da svaki zaposlenik želi primiti poklon na svoju adresu prebivališta.
- Nigdje ne piše da zaposlenik tvrtke mora živjeti na adresi prebivališta i biti prisutan prilikom dostave poklona. Isto tako, zaposlenik tvrtke ne želi da itko u tvrtki zna da on praktički ne živi tamo, iz raznih razloga. Možda je u postupku razvoda. Možda je u financijskim problemima. Možda se bavi iznajmljivanjem stana za koju djelatnost ne želi da njegov šef sazna. Možda mulja s adresom prebivališta znajući da time ostvaruje manje prireze i ima veću plaću. Možda dobiva više novaca od putnih troškova na ime nestvarne adrese prebivališta.
GDPR ASPEKT
- Jedan od temelja organizacijskih i tehničkih mjera iz članka 25. GDPR-a je ograničavanje broja ljudi koji imaju pristup određenim osobnim podacima zaposlenika, prvenstveno s obzirom na svrhu. Iz prethodne analize jasno je da podatku o adresi prebivališta pristup imaju Odjel HR-a i Odjel računovodstva temeljem članka 6. stavka 1. točke (c) kada je obrada nužna radi poštovanja pravnih obveza tvrtke iz navedenih propisa.
- Šef Odjela marketinga nema takvu "nužnost" ni opravdanost iz važećih propisa.
- Šef Odjela marketinga može prikupljati i koristiti podatke o privatnim adresama prebivališta svojih zaposlenika u striktno privatne svrhe, kada se GDPR ne primjenjuje i u koje ne može spadati isporuka poklona tvrtke.
- Šef Odjela marketinga traži valjani pravni temelj iz članka 6. stavka 1. GDPR-a kako bi uzeo podatke iz Odjela HR-a i na te adrese poslao poklone svojim članovima tima. Da ponovimo temelje GDPR-a iz članka 6. stavka 1. koji definira točno 6 valjanih pravnih temelja za bilo koju vrstu obrade osobnih podataka:
(a) privola
(b) ugovor ili radnje prije sklapanja ugovora
(c) pravna (zakonska) obveza voditelja obrade
(d) ključni interes pojedinca
(e) javni interes ili službena ovlast voditelja obrade
(f) legitimni interes, osim kada interes pojedinca nije jači i kada pojedinac objektivno to i očekuje.
- Šefu Odjela marketinga preostaju samo 2 opcije: (f) Legitimni interes i (a) Privola.
LEGITIMNI INTERES - Test ravnoteže interesa tvrtke i zaposlenika
Poslodavac se mora upitati:
- Ima li zaposlenik uvijek koristi od korištenja njegove adrese prebivališta za primanje poklona - pogledajmo moguće privatne okolnosti zaposlenika u gornjem tekstu, moguće je i da nema
- Postoje li neka druga etička pitanja u vezi takve obrade podataka o privatnoj adresi zaposlenika - O, da
- Kakav bi bio učinak ako ne bismo tako uzeli privatne adrese zaposlenika - pa uvijek se može poklon ostaviti u njegovom uredu ili na porti tvrtke da ga podigne
- Može li se svrha, isporuka poklona, ispuniti i na druge načine bez dodatne obrade privatnih adresa - naravno, može, uvijek se može poklon ostaviti u njegovom uredu ili na porti tvrtke da ga podigne
- Možemo li postići istu svrhu obradom manje podataka ili obradom podataka na drugi očitiji ili manje nametljiv način - naravno, možemo, uvijek se može poklon ostaviti u njegovom uredu ili na porti tvrtke da ga podigne
- Jesmo li zaposlenika informirali, prije nego smo uzeli podatke iz Odjela HR, da ćemo uzeti njegovu privatnu adresu prebivališta i poslati mu poklon - to je obveza kad je legitimni interes u pitanju
- Postoje li neke okolnosti ili čimbenici koji znače da zaposlenik ne želi da se njegova privatna adresa koristi za takve svrhe - da, postoje, opisali smo gore
- Postoje li neke negativne posljedice na zaposlenika ako se njegova privatna adresa koristi za takve svrhe - da, postoje, opisali smo gore
- Jesmo li osigurali zaposlenicima pravo na prigovor na takvo postupanje s njihovim privatnim adresama iz članka 21. GDPR-a - naravno, nismo
Vidimo i sami da Test ravnoteže nije zadovoljen i da legitimni interes tvrtke ovdje nije primjenjiv.
Šefu Odjela marketinga preostaje samo PRIVOLA iz članka 6. stavka 1. točke (a) kao valjani pravni temelj.
Privola mora biti rezultat striktno slobodne volje zaposlenika, plod njegove slobodne odluke da Šef Odjela marketinga koristi njegovu privatnu adresu za dostavu poklona.
Privola zaposlenika može biti i usmena, samo je tvrtka mora moći dokazati u slučaju nadzora nadzornog tijela.
O tome je, prilično sažetije i skromnije, pisalo i slovensko nadzorno tijelo čije mišljenje je na ovom linku:
https://www.ip-rs.si/vop/?tx_jzgdprdecisions_pi1%5BshowUid%5D=1595&tx_jzgdprdecisions_pi1%5BhighlightWord%5D=po%C5%A1iljanje+%C4%8Destitk
