• Tko je voditelj obrade osobnih podataka?
U konkretnom slučaju je to ŠKOLA koja obrađuje osobne podatke učenika, njihovih roditelja, zaposlenika škole kao i svih drugih osoba koje posjećuju školu.
• Tko je izvršitelj obrade?
Primjer: knjigovodstveni servis koji obrađuje podatke o plaćama radnika škole; trgovačka društva koji obavljaju poslove privatne zaštite i postavili su videonadzorni sustav u školi te ujedno imaju uvid u snimke sačinjene videonadzornom kamerom.
• Obveza ŠKOLE?
Ugovorom ili drugim pravnim aktom potrebno je detaljno regulirati međusobna prava i obveze između voditelja obrade (škole) i izvršitelja obrade (članak 28. Opće uredbe o zaštiti podataka).
• Rokovi čuvanja osobnih podataka u ŠKOLI?
Vezano za čuvanje osobnih podataka navodimo kako je škola dužna čuvati podatke u obliku koji omogućuje identifikaciju ispitanika samo onoliko dugo koliko je potrebno u svrhu radi kojih se osobni podaci obrađuju (ako postoji zakonska obveza koja propisuje rok čuvanja osobnih podataka potrebno je pridržavati se roka koji je propisan posebnim zakonom).
• PRIVOLA je samo jedna od zakonitih pravnih osnova za obradu osobnih podataka, međutim ako se osobni podaci prikupljaju i dalje obrađuju temeljem neke druge pravne osnove iz članka 6. Opće uredbe o zaštiti podataka, privolu nije potrebno tražiti
• PRIVOLA bi se trebala davati jasnom potvrdnom radnjom kojom se izražava dobrovoljan, poseban, informiran i nedvosmislen pristanak ispitanika na obradu osobnih podataka koji se odnose na njega, poput pisane izjave, uključujući elektroničku, ili usmene izjave.
• PRIVOLA se u svakom trenutku može povući-OPOZVATI (povlačenje privole ne utječe na zakonitost obrade na temelju privole prije njezina povlačenja). Povlačenje privole mora biti jednako jednostavno kao i njezino davanje.
• PRIVOLA bi trebala obuhvatiti sve aktivnosti obrade koje se obavljaju u istu svrhu ili svrhe. Kada obrada ima višestruke svrhe, privolu bi trebalo dati za svaku od njih posebno (primjerice; jedna svrha je objava podataka u časopisu škole, druga je svrha objava podataka u medijima, sudjelovanje u TV/RADIO emisijama). Ističemo kako nije potrebno prikupljati više obrazaca privole u slučajevima kada se privola daje za više različitih svrha. Dakle, na istom obrascu moguće je zatražiti privolu za različite svrhe obrade osobnih podataka pod uvjetom da su svrhe jasno naznačene i razgraničene. Također jednom dana privola u točno određenu svrhu vrijedi do opoziva, nije ju potrebno davati roditeljima svake školske godine ako se opseg podataka i svrha u koju se prikupljaju privole nije promijenila
• Škola je obveznik primjene odredbi posebnih zakona (primjerice; Zakona o odgoju i obrazovanju u osnovnim i srednjim školama, Zakon o stručno-pedagoškom nadzoru), i drugih podzakonskih akata koji su doneseni temeljem zakona (primjerice; Pravilnik o sadržaju i obliku svjedodžbi i drugih javnih isprava te pedagoškoj dokumentaciji i evidenciji u školskim ustanovama; Pravilnik o izradbi i obrani završnoga rada) te Nacionalni kurikulum Republike Hrvatske za predškolski, osnovnoškolski i srednjoškolski odgoj i obrazovanje
Važno!
Ako škola prikuplja i obrađuje osobne podatke temeljem posebnih propisa, odnosno ako je takva obrada nužna radi poštovanja pravnih obveza škole kao voditelja obrade, u tom slučaju privola kao jedna od mogućih pravnih osnova za obradu ne bi bila primjenjiva.
Primjerice: Člankom 138. stavkom 1. Zakona o odgoju i obrazovanju u osnovnim i srednjim školama propisano je kako se u školskim se ustanovama vodi pedagoška dokumentacija i evidencija o učenicima, praćenju nastave i drugih oblika odgojno-obrazovnog rada, upisu i ispisu učenika, ocjenjivanju i uspjehu učenika, pedagoškim mjerama i ispitima (obavijest o ostvarenim rezultatima na kraju prvog polugodišta, svjedodžba, prijepis ocjena kada učenik prelazi iz jedne škole u drugu, matična knjiga, dnevnik rada, imenik učenika i spomenica škole).
- Isto tako, ako škola prikuplja i obrađuje osobne podatke radi sklapanja ugovora između škole i roditelja djeteta (učenika), odnosno ako je obrada nužna za izvršavanje ugovora u kojem je ispitanik stranka ili kako bi se poduzele radnje na zahtjev ispitanika prije sklapanja ugovora (primjerice: ugovor o prehrani učenika), u tom slučaju privola kao jedna od mogućih pravnih osnova za obradu ne bi bila primjenjiva.
- Informiranje/obavještavanje roditelja djece (učenika) o svrsi i pravnoj osnovi obrade osobnih podataka je obveza svake škole kao voditelja obrade prilikom prikupljanja i daljnje obrade osobnih podataka djece (učenika) a sve u skladu sa transparentnosti obrade osobnih podataka. Škola je dužna razgraničiti koji osobni podaci i informacije se prikupljaju temeljem njihove zakonske obveze, odnosno koji su obvezni osobni podaci, a koji fakultativni podaci.
Stajalište AZOP-a je na ovom linku:
https://azop.hr/info-servis/detaljnije/primjena-opce-uredbe-o-zastiti-podataka-u-skolskim-ustanovama
