Rokovi za zadržavanje tog brda papirnate dokumentacije su nam davno prošli, u njima ima velika količina osobnih podataka raznih pojedinaca, od njihovih šihterica, svjedodžbi i diploma, zdravstvene dokumentacije, isplatnih lista, potvrda o zdravstvenoj sposobnosti, popisa djece zaposlenika za dodjelu poklona, kopija osobnih iskaznica i bankovnih kartica.
Ima tu i ugovora s poslovnim partnerima, strateških poslovnih tajni, posebnih komercijalnih uvjeta, konačnih odluka uprave i njihovih prijedloga, pisama radničkog vijeća, disciplinske mjere, sindikalne članarine i popisi članova sindikata, ma sve je tu…
Svaki dan prolazimo tim hodnikom i uz kavu komentiramo kad će to netko napokon zbrinuti.
Već smo uočili da nam spremačice koriste te beskorisne papire za obložiti kante za smeće u kantini jer stalno netko u kantu baza ižvakanu žvakaču koja nam se zalijepi.
Kao što svaki čitatelj ovog posta prepoznaje da ovaj post nije AI-generated, tako isto potvrđujemo da je ovaj post nastao iz stvarne životne situacije. Viđeno. Doživljeno.
To je priča iz brojnih organizacija.
Pri tom su tijela javne vlasti u nešto boljem položaju jer imaju općenito propisane ili samo-propisane rokove zadržavanja razne vrste dokumentacije sukladno rokovima o upravljanju arhivskim i dokumentarnim gradivom, koji su vrlo često predugi, odnosno, nisu objektivni ni realni s obzirom na karakter i svrhu zadržavanja takve dokumentacije, ali moraju poštivati i tako utvrđene rokove.
Svi ostali poslovnih subjekti moraju slijediti rokove iz propisa ili ih sami definirati u skladu s temeljnim načelima GDPR-a iz članka 5., posebice kad se radi o osobnim podacima koji moraju biti:
֍ primjereni, relevantni i ograničeni na ono što je nužno u odnosu na svrhe u koje se obrađuju („smanjenje količine podataka”)
֍ čuvani u obliku koji omogućuje identifikaciju ispitanikâ samo onoliko dugo koliko je potrebno u svrhe radi kojih se osobni podaci obrađuju; („ograničenje pohrane”);
Kad se ova prethodna dva temeljna načela zaštite osobnih podataka prekrše, automatizmom se dolazi i do kršenja temeljnog sigurnosnog načela zaštite osobnih podataka, kada oni moraju biti:
֍ obrađivani na način kojim se osigurava odgovarajuća sigurnost osobnih podataka, uključujući zaštitu od neovlaštene ili nezakonite obrade te od slučajnog gubitka, uništenja ili oštećenja primjenom odgovarajućih tehničkih ili organizacijskih mjera („cjelovitost i povjerljivost”)
Posljedice?
U Sloveniji je zbog takvih prekršaja kažnjen poslovni subjekt kaznom od 5.320 EUR a taman su htjeli uništiti tu dokumentaciju koju si je svatko mogao duže vrijeme pogledati i kopirati:
https://gdprhub.eu/index.php?title=IP_%28Slovenia%29_-_0609-113%2F2025%2F9&mtc=newsletter
Drastičniji primjer dogodio se u Hrvatskoj s jednom velikom agencijom za promet nekretninama i kaznom od 100.000 EUR:
https://azop.hr/agenciji-za-nekretnine-izrecena-kazna-u-iznosu-od-100-00000-eura/
Da, papirnatu dokumentaciju nam neće hakeri ukrasti, ali to ne znači da o njoj ne moramo brinuti.
Non-AI-generated licenced image from Magnific
#gdprcroatia
