Ministarstvo rada, mirovinskoga sustava, obitelji i socijalne politike ga je nedavno donijelo:

https://narodne-novine.nn.hr/clanci/sluzbeni/2024_05_55_969.html

Njime se uvodi značajan opseg promjena u području vođenja evidencija o radnicima, opsega osobnih podataka i rokova njihovog zadržavanja, kao i evidencija o radnom vremenu radnika.

Stupa na snagu 01.10.2024.

Izdvajamo:

EVIDENCIJA O RADNICIMA

Od podataka o radnicima uvode se promjene u opsegu, posebno je novina „datum podnošenja prijave (početka, promjene, prestanka) na obvezna osiguranja radnika kao osiguranika po osnovi radnog odnosa, uključujući i dobrovoljno mirovinsko osiguranje, ako poslodavac sudjeluje u plaćanju istog, te obveznog zdravstvenog osiguranja tijekom rada u inozemstvu“

Uvodi se „Pisani pregled podataka“ radi omogućavanja olakšanog i izravnog uvida u podatke o radnicima, kao sastavni dio evidencije o radnicima, obrazac nije predefiniran

Uvodi se odredba da radnik ima pravo uvida u svoje podatke iz evidencije o radnicima

Svaku promjenu u podacima radnik mora prijaviti poslodavcu najkasnije u roku od 8 dana

Ovlaštenim osobama prema Zakonu o radu i ostalim zakonima, moraju se dati evidencije i uvid u pisani pregled osnovnih podataka radnika i sve dokaze i dokumente, i mora se voditi evidencija o datumu i svrhi preuzimanja pisanog dokumenta i o kojoj se ovlaštenoj osobi radi

Uvodi se konkretan popis dokumentacije o radnicima koje poslodavac mora imati za dokazivanje

Dužnost vođenja podataka o radniku u evidenciji o radnicima započinje danom početka rada, te prestaje danom prestanka radnog odnosa određenog radnika, a nakon prestanka radnog odnosa u rokovima koji se definiraju na novi način

🎯najveći opseg dokumentacije se mora čuvati 6 godina računajući od isteka godine u kojoj je prestao radni odnos, odnosno do pravomoćnog okončanja spora, ako poslodavac ima saznanja da je pokrenut radni spor u pogledu ostvarenja prava iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom.

🎯pisani pregled podataka o radniku se čuva do isteka godine u kojoj je prestao radni odnos

🎯rješenja, privatne isprave, potvrde, zapisnici i sl. vezano za sigurnost i zaštitu na radu, ozljede na radu i profesionalne bolesti, u rokovima propisanim posebnim propisima

🎯rješenja, privatne isprave, potvrde i sl. vezano za ostvarivanje prava iz mirovinskog osiguranja uključujući i prava po osnovi staža osiguranja koji se računa s povećanim trajanjem, 40 godina računajući od isteka godine u kojoj je prestao radni odnos

Za radnike ustupljene od strane agencije za privremeno zapošljavanje ili povezano društvo postoje i dodatni zahtjevi i rokovi

Ovi rokovi čuvanja ne primjenjuju se na isprave, dokumente i akte te drugu dokumentaciju s podacima o radnicima, odnosno dokumentarno gradivo u području rada i radnih odnosa za koje su rokovi čuvanja određeni zakonom kojim se uređuje zaštita i obrada javnog dokumentarnog i arhivskoga gradiva ili drugim propisom.

Nakon isteka rokova čuvanja, podaci o radnicima se moraju brisati ili na drugi način ukloniti🔔

Uvedene su i odredbe koje se odnose na osobe koje se kod poslodavca nalaze na stručnom osposobljavanju za rad bez zasnivanja radnog odnosa, studente, učenike, djecu i maloljetnike i one koje u skladu s propisima u području socijalne skrbi i propisima o izvršavanju kazneno pravnih i prekršajno pravnih sankcija obavljaju rad za opće dobro, u pravilu je rok najmanje 6 godina od isteka godine u kojoj je prestao rad tih osoba

EVIDENCIJA O RADNOM VREMENU RADNIKA

U evidenciji radnog vremena upisuju se samo podaci koji odgovaraju stvarnom stanju u obračunskom razdoblju, koje je utvrđeno za isplatu plaće

Evidencija o radnom vremenu može se iskazati na tipiziranom obrascu poslodavca

Svaki postupak obrade koji se obavlja na podacima o radnom vremenu, provodi se u skladu s odredbama Zakona o radu kojima se uređuje zaštita privatnosti radnika i u skladu s propisima kojima se uređuje zaštita osobnih podataka

Poslodavac je dužan zaštititi i pohraniti podatke o radniku iz evidencije o radnom vremenu te evidenciju čuvati najmanje šest godina računajući od isteka godine u kojoj je dokumentacija nastala, odnosno do pravomoćnog okončanja spora, ako poslodavac ima saznanja da je pokrenut radni spor u pogledu ostvarenja prava iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom

Dužnost vođenja evidencije o radnom vremenu, na način propisan odredbama ovoga Pravilnika, započinje danom početka rada određenog radnika te prestaje danom prestanka radnog odnosa određenog radnika

Uvedene su i odredbe koje se odnose na osobe koje se kod poslodavca nalaze na stručnom osposobljavanju za rad bez zasnivanja radnog odnosa, studente, učenike, djecu i maloljetnike i one koje u skladu s propisima u području socijalne skrbi i propisima o izvršavanju kazneno pravnih i prekršajno pravnih sankcija obavljaju rad za opće dobro,

Fizička osoba, odnosno dijete i njegov zakonski zastupnik te maloljetnik i njegov zakonski zastupnik imaju, na njihov zahtjev, pravo uvida u podatke iz evidencije o trajanju rada

Poslodavac nije dužan voditi evidenciju o radnom vremenu radnika u skladu s ovim Pravilnikom za one kategorije radnika za koje se radno vrijeme i obveza vođenja evidencije o radnom vremenu posebnim propisom drukčije uređuje

Ove izmjene svakako imaju utjecaja na opseg i rokove prikupljanja i zadržavanja evidencija i osobnih podataka radnika, na interne akte i Pravilnike o radu, kao i na same aplikacije i programska rješenja za vođenje evidencija o radnicima i o radnom vremenu, a sve mora biti usklađeno do 01.10.2024. 

Značajan utjecaj je i na GDPR Evidencije aktivnosti obrada i Obavijesti zaposlenicima o obradama osobnih podataka te na Ugovore o obradi podataka s održavateljima HRM aplikacija i šihterica.

#gdprcroatia