Velika većina škola od ovog tjedna krenula je s nastavom uživo pa ovim putem želimo pomoći u pripremi škola ponavljanjem GDPR gradiva, na način da smo saželi i pojednostavili upute koje je AZOP objavio na svojoj web stranici:
https://azop.hr/primjena-opce-uredbe-o-zastiti-podataka-u-skolskim-ustanovama/
Prvo dajemo pregled pitanja koja obrađujemo:
- Pravo uvida u e-dnevnik i ostale informacije vezane uz obrazovanje za dijete bez njegove suglasnosti/privole od strane roditelja/zakonskog zastupnika djeteta
- Fotografiranje djece u školi
- Objava osobnih podataka u monografiji
- Davanje osobnih podataka policiji (primjerice: u svrhu otkrivanja vršnjačkog nasilja i sl.)
- Objava godišnjeg plana i programa škole i kurikuluma škole
- Smije li škola objaviti osobne podatke zaposlenika na mrežnim stranicama
- Može li škola na traženje resornog Ministarstva provjeriti diplome svojih zaposlenika
- Prikupljanje uvjerenja o nekažnjavanju od kandidata prilikom zapošljavanja
- Javna objava podataka o kandidatima u natječajnom postupku za zapošljavanje
- Pravo polaganja prigovora i pravo uvida u osobne podatke kandidata
- Objava osobnih podataka u zapisnicima Školskog odbora
- Davanje podataka (ime i prezime) kandidata za zapošljavanje članovima Školskog odbora u pozivu za sjednicu
A sad slijede upute:
- Pravo uvida u e-dnevnik i ostale informacije vezane uz obrazovanje za dijete bez njegove suglasnosti/privole od strane roditelja/zakonskog zastupnika djeteta
Ne postoje zakonske prepreke za uvid u ocjene djece neovisno o njihovoj dobi koje su sadržane u e-dnevniku od strane njihovih roditelja/zakonskih zastupnika, odnosno isti će i dalje moći dobiti na uvid (bez privole) njegove ocjene, izostanke, ponašanja, kao i druge informacije vezano uz njihovo obrazovanje.
U konkretnom slučaju radi se ne samo o pravu već i obvezi roditelja/zakonskog zastupnika da se brine o svome djetetu sukladno odredbama posebnog propisa (Obiteljski zakon).
- Fotografiranje djece u školi
Vezano za fotografiranje djece na školskim priredbama u okviru aktivnosti obuhvaćenih Školskim kurikulumom i Godišnjim planom i programom rada nije potrebna prethodna privola roditelja. U pravilu, grupno fotografiranje učenika u okviru školskih aktivnosti je dozvoljeno bez privole, samo roditelji moraju biti upoznati o tome i imaju pravo naknadno prigovoriti.
Izdvojene fotografije i snimke te ime i prezime i uspjeh pojedinog učenika ili učitelja i njihova javna objava morali bi se temeljiti na pojedinačnoj privoli, u ime učenika istu daje nositelj roditeljske odgovornosti.
- Objava osobnih podataka u monografiji
Zakonita pravna osnova za objavu monografije škole je u legitimnom interesu škole (voditelja obrade) te stoga posebna privola svakog pojedinog bivšeg učenika ili djelatnika za objavu njihovih osobnih podataka nije potrebna.
Ukoliko se obitelj umrlih osoba ili nasljednici izričito protive objavi podataka o umrlim osobama takvi podaci ne bi mogli biti predmetom daljnje obrade.
- Davanje osobnih podataka policiji (primjerice: u svrhu otkrivanja vršnjačkog nasilja i sl.)
Policija ima pravo tražiti osobne podatke učenika kako bi mogla izvršavati svoje ovlasti temeljem posebnih propisa. U tom slučaju ne bi bila potrebna suglasnost roditelja za davanje podataka ako su isti nužni policiji za izvršavanje njihovih ovlasti, tj. potrebni za daljnje postupanje i razjašnjavanje konkretnog slučaja.
Dovoljno je samo roditelje prethodno informirati o davanju takvih osobnih podataka (članak 25. Zakona o policijskim poslovima i ovlastima policija).
- Objava godišnjeg plana i programa škole i kurikuluma škole
Zakonom o odgoju i obrazovanju o osnovnoj i srednjoj školi propisano je da se Školski kurikulum i Godišnji plan i program škole objavljuju na mrežnim stranicama škole u skladu s propisima vezanim uz zaštitu osobnih podataka.
Međutim, prilikom objave osobnih podataka na mrežnim stranicama i mora se voditi briga da se objavljuju samo oni podaci koji su nužni da bi postigla utvrđena svrha (informiranje roditelja, učenika škole) odnosno dovoljno je objaviti imena i prezimena radnika te eventualno nazive radnih mjesta i njihovu stručnu spremu.
- Smije li škola objaviti osobne podatke zaposlenika na mrežnim stranicama
Kod objave osobnih podataka zaposlenika škole trebalo bi voditi brigu da se objavljuju samo oni podaci koji su nužni da bi postigla utvrđena svrha (informiranje radnika, roditelja).
Pri tom je dovoljno objaviti imena i prezimena radnika i nazive radnih mjesta te eventualno njihovu stručnu spremu, dok bi sve ostale osobne podatke (primjerice: datum i godinu rođenja radnika, mjesto rođenja, privatnu adresu) koji se odnose na privatnu sferu zaposlenika trebalo zaštititi odnosno ne objavljivati javno na mrežnim stranicama škole.
Objave pojedinačnih fotografija zaposlenika predmet su njihovih privola koje mogu biti i usmene, ali ih škola mora moći dokazati.
- Može li škola na traženje resornog Ministarstva provjeriti diplome svojih zaposlenika
Vezano uz provjeru vjerodostojnosti isprava kojima radnici u ustanovi dokazuju odgovarajući stupanj obrazovanja sukladno posebnom zakonu navedeno se može temeljiti na legitimnom interesu voditelja obrade u smislu članka 6. stavka 1. točke f) Opće uredbe o zaštiti podataka. S obzirom na postojanje navedene pravne osnove te podudarnost svrhe prikupljanja navedenih osobnih podataka čija se provjera traži, privola/suglasnost zaposlenika za traženje i dobivanje navedene informacije nije potrebna.
- Prikupljanje uvjerenja o nekažnjavanju od kandidata prilikom zapošljavanja
Škola mora prikupljati i obrađivati osobne podatke koji se odnose na kandidate za zaposlenje u mjeri u kojoj je prikupljanje tih podataka nužno i relevantno za obavljanje poslova za koji se kandidat prijavljuje, a u tom slučaju pritom za isto nije potrebna privola osoba/kandidata natječajnog postupka (primjena članka 106. Zakona o odgoju i obrazovanju u osnovnom i srednjim školama).
- Javna objava podataka o kandidatima u natječajnom postupku za zapošljavanje
Sukladno odredbama važećeg Pravilnika škole o načinu i postupku zapošljavanja, na mrežnim stranicama škole ne smiju se objavljivati podaci kandidata, ni prilikom pozivanja na razgovore ni prilikom objave rezultata natječaja kada se objavljuju samo relevantni osobni podaci o izabranom kandidatu (ime, prezime, stručna sprema, radno iskustvo).
- Pravo polaganja prigovora i pravo uvida u osobne podatke kandidata
Svi sudionici natječajnog postupka do završetka rokova na ulaganje pravnih lijekova zbog transparentnosti provođenja natječajnog postupka imaju pravo uvida u osobne podatke, ali samo izabranog kandidata provedenog natječaja i to samo u one osobne podatke kojima se dokazuje da izabrani kandidat zadovoljava sve uvjete natječaja (primjerice: dokaz o stručnoj spremi, radnom iskustvu i sl.), dok uvid u ostale osobne podatke izabranog kandidata (primjerice: privatna adresa, kontakt podaci i sl.) i sve one podatke koji nisu vezani za natječaj nije u skladu sa propisima iz područja zaštite osobnih podataka te ih je potrebno odgovarajuće zaštititi.
Svaki kandidat natječajnog postupka ima pravo uvida u svoje osobne podatke, u konkretnom slučaju u vlastitu dokumentaciju i rezultate testiranja.
- Objava osobnih podataka u zapisnicima Školskog odbora
U skladu s prethodnom točkom, neophodno je izbjegavati javnu objavu zapisnika Školskog odbora u kojima se navode podaci da je određeni zaposlenik na porodiljnom odsustvu ili na bolovanju, ili da se radi o postupku zapošljavanja zbog takvih razloga, jer je time moguća identifikacija osobe sa specifičnim zdravstvenim stanjem i otkrivanje posebnih kategorija osobnih podataka.
Škola ima obvezu na mrežnim stranicama javno objaviti sažetke Zapisnika sa sjednica Školskog odbora, dok u svojoj dokumentaciji čuva cjelovite i potpune Zapisnike.
- Davanje podataka (ime i prezime) kandidata za zapošljavanje članovima Školskog odbora u pozivu za sjednicu
Ako je poziv za sjednicu primjerice objavljen na web stranici škole ili oglasnoj ploči škole i kao takav dostupan svim posjetiteljima web stranice škole ne vršiti objavu punog imena i prezimena kandidata o kojem će se raspravljati na sjednici.
Članovi školskog odbora imaju pravo znati osobne podatke kandidata za zapošljavanje, ali je dovoljno otkrivanje osobnih podataka (identiteta potencijalnih kandidata za zapošljavanje) na sjednici školskog odbora odnosno dostavom materijala za sjednicu, kako je navedeno u Statutu škole.
U pozivu za sjednicu dovoljno je navesti kao točku dnevnog reda samo raspravu o davanju suglasnosti za predloženog kandidata. Škola kao voditelj obrade mora voditi brigu o opsegu osobnih podataka te bi školskom odboru trebali biti dostupni samo nužni podaci koji su potrebni za donošenje stajališta/suglasnosti o predloženom kandidatu. Preporuka je da se članovima školskog odbora kao jedna od mjera zaštite dade na potpis i izjava o povjerljivosti.
Sretno svima
