Najkraći mogući odgovor je - kad su svi sudionici sasvim suglasni s time i kad postoji jasna svrha i nužnost snimanja audio i video zapisa.
Međutim, poznajemo slučajeve kada jedna osoba ili nekoliko njih zatraže snimanje online sastanka koji će se odvijati putem neke od online platformi za video sastanke, pod izlikom vođenja zapisnika sa sastanka.
Svaki voditelj obrade, u konkretnom slučaju, organizator online sastanka, obvezan je poštivati temeljna načela iz članka 5. Opće uredbe o zaštiti podataka (GDPR), odnosno, da obrada mora biti zakonita, poštena, transparentna, da osobni podaci moraju biti prikupljeni u posebne, izričite i zakonite svrhe i ne smiju se koristiti izvan te svrhe, da moraju biti primjereni, relevantni i ograničeni na ono što je nužno u odnosu na svrhu prikupljanja, da moraju biti točni i ažurni i da se moraju čuvati samo u rokovima koliko je potrebno za ostvarenje svrhe prikupljanja.
U konkretnom slučaju online sastanka zakonitost prikupljanja osobnih podataka može se temeljiti na samo dva od mogućih 6 pravnih temelja iz članka 6. GDPR-a:
- članak 6. stavak 1. točka a) - privola svakog sudionika
ili
- članak 6. stavak 1. točka f) – ako je nužno za potrebe legitimnih interesa voditelja obrade, osim kad su od tih interesa jači interesi ili temeljna prava i slobode pojedinaca koji zahtijevaju zaštitu osobnih podataka
Tijekom online sastanka prikupljaju se osobni podaci sudionika, točnije, njihova imena te video i audio zapisi.
Ako je svrha snimanja online sastanka bilježenje tijeka i sadržaja sastanka, odnosno, zapisnika ili minuta.
Legitimni interes u konkretnom slučaju online sastanka kao temelj zakonitosti snimanja sastanka ne može biti ispunjen iz više razloga:
- s obzirom da se radi o svrhi bilježenja tijeka i sadržaja sastanka, organizator je dužan primijeniti najmanje invazivan način prikupljanja osobnih podataka s obzirom na zaštitu privatnosti sudionika i ispunjenje obveze ograničenja opsega prikupljenih osobnih podataka koji moraju biti primjereni, relevantni i ograničeni na ono što je nužno u odnosu na svrhu prikupljanja, pri čemu audio i video zapis predstavlja previše invazivnu metodu
- za predmetnu svrhu dovoljno je voditi pisani zapisnik koji se po sastanku distribuira svim sudionicima na pregled i ovjeru
- članak 6. stavak 1. točka f) GDPR-a nije ispunjen jer audio i video snimanje sastanka nije nužno za svrhu prikupljanja osobnih podataka
- u uvodnoj izjavi 47. GDPR-a napominje se da interesi i temeljna prava sudionika posebno mogu nadvladati interes voditelja obrade ako se osobni podaci obrađuju u okolnostima u kojima sudionici razumno ne očekuju daljnju obradu
- u svakom trenutku svaki od sudionika mora imati puno pravo prigovoriti na takvu obradu osobnih podataka i mora im takvo pravo biti jasno istaknuto u skladu s člankom 21. stavkom 4. GDPR-a.
S obzirom na navedeno, da bi snimanje online sastanka bilo zakonito prema GDPR-u, neophodno je prikupiti privole svih sudionika sastanka, prije početka online sastanka, na način da iste budu dokazive.
Moramo biti svjesni da svaki sudionik, uz spoznaju da se vrši snimanje, mijenja svoje ponašanje, rječitost pa i razinu otvorenosti.
Dodatna opaska radi boljeg razumijevanja:
Kad se stručna online konferencija ili online predavanje želi snimati, tada postoje bitne razlike temeljem kojih je legitimni interes zadovoljen. Svrha takvih snimanja je omogućavanje praćenja konferencije ili predavanja za sve koji nisu mogli prisustvovati ili za daljnje učenje ili stručnu analizu te je s obzirom na epidemiološke okolnosti ili upute o osiguranju online nastave ili konferencija ista nužna i jedini način ispunjenja svrhe.
