Moramo se zahvaliti našoj vjernoj čitateljici koja nam je postavila vrlo zanimljivo pitanje kako uskladiti postupanje sa snimkama s prezentacije proizvoda i usluga klijentima koje klijenti traže za svoje potrebe, a na kojima se nalaze i video i audio snimke zaposlenika.
Legitimno je da potencijalni klijent želi snimku prezentacije određenog proizvoda ili usluge prikazati dalje unutar vlastite organizacije i samoj upravi organizacije, prije donošenja odluke o narudžbi ili kupnji prezentiranih proizvoda ili usluga.
Ako se na snimci nalaze video ili audio zapisi zaposlenika tvrtke koja ih nudi ili proizvodi, moramo u obzir uzeti i GDPR.
Kada potencijalni klijent uživo ili online prati prezentaciju zaposlenika tvrtke koja nudi određene proizvode ili usluge, GDPR se ne primjenjuje, s obzirom na odredbu članka 2. stavka 1. GDPR-a koji kaže da se GDPR primjenjuje na obradu osobnih podataka koja se u cijelosti obavlja automatizirano te na neautomatiziranu obradu osobnih podataka koji čine dio sustava pohrane ili su namijenjeni biti dio sustava pohrane.
No, htjeli mi to priznati ili ne, postoje slučajevi kada potencijalni klijenti ponekad zatraže da im se pošalje snimka takve online prezentacije.
U tom slučaju suočavamo se s GDPR obvezama jer se radi o pohrani osobnih podataka - audio i video zapisa zaposlenika.
Kako to učiniti usklađenim s GDPR obvezama?
Postoje dvije opcije:
1. Kroz Ugovor o radu ili Pravilnik o radu
I to na način da se takvi uvjeti rada i dijeljenja snimki odabranih zaposlenika jasno urede unutar radnih obveza.
No takvo uvjetovanje i naknadno zahtijevanje sklapanja novog ugovora o radu ili aneksa je vjerojatno teško provedivo i neprihvatljivo s obzirom na nametanje izmjena ugovora o radu za kvalitetne radnike, koji ih mogu i odbiti i ne želimo ih na taj način otjerati iz organizacije.
2. Kao legitimni interes organizacije
Pri tom je u prvom redu neophodno izraditi LIA (Legitimate Interest Assessment) test razmjernosti za takav legitimni interes i dokumentirati ga.
Neophodno je odrediti konkretne zaposlenike koji će biti na snimkama koje ce se davati klijentima, i dati im pisanu obavijest prema članku 13. Uredbe o snimanju i dijeljenju smimki, svakako prije isporuke snimki klijentima, uz posebno naglašeno pravo na prigovor zaposlenika na takvo postupanje s njegovim snimkama.
Pri tom je nužno pojasniti legitimni interes organizacije i njegovu nužnost i nepostojanje drugog načina izvršenja iste svrhe.
Ako se radi o klijentima izvan EU/EEA, posebno je potrebno obraditi dio koji se odnosi na dijeljenje snimki klijentima izvan EU/EEA s obzirom na članak 49. stavak 1. točka c. GDPR-a.
Potrebno je osigurati i određene tehničke i organizacijske mjere, odnosno, za buduca snimanja osigurati prisustvo samo selektiranih zaposlenika, ograđen prostor panelima ili zasebnu prostoriju, kako bismo spriječili da nam se u snimci ne pojave video i audio zapisi drugih zaposlenika ili gostiju.
Privola zaposlenika ne dolazi u obzir jer ista ne može biti predmetom slobodne volje zaposlenika za takvu svrhu.
Kako bismo smanjili glavobolje zbog GDPR-a, naš savjet je da se u stvarnom vremenu putem online alata održi prezentacija, a da se naknadno klijentima dostave snimke bez video i audio zapisa zaposlenika.
Pretpostavljamo da dijeljenje snimki naših proizvoda, usluga i osobnih podataka svojim potencijalnim klijentima već unaprijed uređujete sklopljenim NDA, odnosno, sporazumima o čuvanju poslovne tajne i osjetljivih podataka.
