Priznat ćemo da prečesto u javnom i državnom sektoru nailazimo na trajno zadržavanje ispisane dokumentacije s osobnim podacima, posebice kad su u pitanju životopisi i dokumentacija kandidata za radno mjesto, evidencije radnog vremena (tzv. šihterice) ili npr. popisi djece zaposlenika za darove.
 
U projektima koje smo vodili u Sloveniji nismo nailazili na primjenu trajnog zadržavanja.
 
Što GDPR kaže?
 
Člankom 5. stavkom 1. točkom e. određeno je jedno od temeljnih načela svake obrade osobnih podataka - načelo ograničenja pohrane, kojim se zahtijeva da su osobni podaci pohranjeni samo onoliko dugo koliko je potrebno u svrhe radi kojih se osobni podaci obrađuju.
 
Osobni podaci mogu se pohraniti i na dulja razdoblja ako će se osobni podaci obrađivati isključivo u svrhe arhiviranja u javnom interesu, u svrhe znanstvenog ili povijesnog istraživanja ili u statističke svrhe.
 
Na praktičniji način reći ćemo: evidencije i dokumentacija s osobnim podacima moraju se pohranjivati u najkraćim mogućim rokovima s obzirom na argumentiranu svrhu potrebe za njima ili ako su rokovi definirani nekim nacionalnim propisom. Nema više trajne pohrane osim ako trajno zadržavanje nije određeno domaćim propisom.
 
Jedan od propisa koji određuje rokove zadržavanja arhivskog gradiva je Zakon o arhivskom gradivu i arhivima i pripadajući Opći popis gradiva s rokovima čuvanja iz 2012. godine. Nadamo se da će taj dokument biti uskoro ažuriran s obzirom na toliko nužnu reviziju rokova i njihovo skraćivanje u odnosu na GDPR te nužnu reviziju popisa gradiva s obzirom na starost samog dokumenta.
 
Imamo primjer roka od 5 godina za zadržavanje dokumentacije u postupcima zasnivanja radnog odnosa u točki 2.2.4. Općeg popisa gradiva s rokovima čuvanja. Ne dovodimo u pitanje navedeni rok zadržavanja, ali je činjenica da se taj rok vrlo često u javnom i državnom sektoru pretvara u trajnu pohranu i da prilikom otvaranja javnih natječaja za radno mjesto kandidati za radno mjesto unutar teksta natječaja gotovo nikada ne dobivaju informaciju koliko dugo će se čuvati dokumentacija neprimljenih kandidata. A ta obveza postoji prema članku 13. GDPR-a.
 
Koliko je važno imati jasno definirane rokove pohrane dokumentacije i da su ti rokovi jasno komunicirani osobama na koje se odnose, odlično nam prikazuje slučaj s Islanda:
 
https://gdprhub.eu/index.php?title=Pers%C3%B3nuvernd_-_2020031337&mtc=today
 
Nezadovoljni kandidat za radno mjesto nakon što nije pobijedio na natječaju javnog tijela, po završetku postupka natječaja zatražio je brisanje svih svojih osobnih podataka.
 
Objektivno, legitiman zahtjev.
 
Javno tijelo odbilo je zahtjev za brisanjem osobnih podataka pozivajući se na nacionalni zakon koji regulira područje arhiviranja i arhivske građe te se dodatno nezadovoljni neuspješni kandidat požalio nadzornom tijelu za zaštitu podataka.
 
Nadzorno tijelo potvrdilo je da je javno tijelo ispravno postupilo odbijajući zahtjev za brisanjem.
 
Koliko ovaj slučaj možemo primijeniti u Hrvatskoj, ovisi o tome koliko su propisi u Hrvatskoj i na Islandu u području regulacije arhivske građe usporedivi.